Instantánea de Almacenamiento
Descripción
La ventana Instantánea de Almacenamiento guarda fotos periódicas del estado del inventario consolidado por producto, ubicación e instancia de atributos. Cada instantánea captura la cantidad disponible, ordenada y reservada en un momento concreto, junto con la fecha del último inventario físico.
El snapshot funciona como punto de partida para el cálculo incremental del inventario actual: en lugar de recorrer todas las transacciones desde el origen de los tiempos cada vez que se consulta un producto, el sistema toma el último snapshot disponible y le aplica los movimientos y reservas posteriores. Esto mantiene el rendimiento aceptable a medida que el histórico de transacciones crece.
¿Cuándo se utiliza?
Se utiliza cuando la organización necesita:
- Generar un punto de referencia periódico del inventario para acelerar consultas futuras.
- Auditar el estado del inventario en una fecha concreta sin reconstruirlo desde transacciones.
- Investigar diferencias entre el inventario actual y el histórico de movimientos.
- Registrar el paso del tiempo en operaciones de alta transaccionalidad donde la tabla de transacciones crece rápido.
Acceso
Menú: Gestión de Materiales → Instantánea de Almacenamiento
La generación del snapshot puede dispararse de forma manual desde esta ventana o programarse como tarea recurrente (por ejemplo, diaria o semanal).
Pestañas
Ejecución de Instantánea
Pestaña principal que registra cada corrida del proceso de snapshot. La información se organiza en:
Número del Documento Número de secuencia interno que identifica la ejecución.
Fecha de Última Ejecución Fecha y hora en que se ejecutó el proceso de instantánea; define hasta qué momento el snapshot es exacto y desde cuándo el sistema debe aplicar el cálculo incremental.
Productos Procesados Cantidad de productos incluidos en esta ejecución.
Transacciones Procesadas Cantidad de transacciones consideradas al calcular el snapshot.
Instantánea
Detalle del snapshot por producto y ubicación. La información incluye:
Producto Producto, servicio o artículo al que corresponde el registro.
Instancia de Conjunto de Atributos Atributos específicos del producto (lote, serie, talla, color) cuando aplica.
Ubicación Posición dentro del almacén.
Cantidad Disponible Cantidad efectivamente disponible en inventario al momento del snapshot.
Cantidad Ordenada Cantidad ordenada pendiente de recibir.
Cantidad Reservada Cantidad reservada por órdenes de venta u otros documentos.
Fecha Último Inventario Fecha del último inventario físico tomado sobre el producto y ubicación.
Acciones disponibles
Ejecutar Instantánea Genera un nuevo snapshot del inventario consolidado. Se recomienda programarlo fuera de horario operativo (por ejemplo, diariamente en la noche) para no afectar el rendimiento durante el día.
Consultar Detalle por Producto Desde la pestaña Instantánea, filtrar por producto y ubicación para ver su estado en la fecha del snapshot.
Comparar con Inventario Actual Navegar desde el snapshot al almacenamiento consolidado vigente para detectar diferencias con los eventos posteriores al snapshot.
Flujo del proceso
1. Programar el snapshot
Configurar el proceso para que se ejecute automáticamente a la frecuencia deseada (diaria, semanal) mediante un programador de tareas del sistema. Alternativamente, ejecutarlo manualmente desde la ventana.
2. Ejecutar la instantánea
El proceso recorre el inventario consolidado y registra la cantidad disponible, ordenada y reservada de cada par producto + ubicación + atributos al momento de la ejecución. Cada corrida queda registrada en la pestaña Ejecución de Instantánea.
3. Uso del snapshot por otras funcionalidades
Cuando la cola de procesamiento de reservas o el proceso Actualizar Almacenamiento calculan el inventario actual, toman como punto de partida el snapshot más reciente y le aplican los movimientos y reservas posteriores a esa fecha.
4. Consulta del histórico
Desde la pestaña Instantánea, revisar el estado del producto en una fecha específica. Útil para auditorías, cierres contables o investigaciones de diferencias.
Ejemplo de uso
Una organización con alta rotación de inventario necesita mantener consultas rápidas:
- Programar el proceso Instantánea de Almacenamiento para ejecutarse todas las noches a medianoche.
- A la mañana siguiente, abrir la ventana y verificar en la pestaña Ejecución que la última corrida se realizó en la fecha esperada, con la cantidad de productos y transacciones procesadas.
- Ante una consulta de inventario durante el día, el sistema toma el snapshot de la noche anterior y aplica solo los movimientos del día para calcular el inventario vigente, acelerando la respuesta.
- Si se detecta una diferencia, abrir el snapshot y comparar el producto en una fecha pasada con las transacciones registradas desde ese momento.
Consideraciones importantes
- La frecuencia del snapshot depende del volumen transaccional. Organizaciones con alta rotación benefician de snapshots diarios; operaciones más pequeñas pueden usar frecuencia semanal.
- Un snapshot muy desactualizado hace que el cálculo incremental requiera procesar más transacciones, perdiendo el beneficio de rendimiento. Ejecutar con la frecuencia adecuada.
- El snapshot no se debe editar manualmente: refleja el estado calculado en un momento y cualquier modificación rompería el cálculo incremental posterior.
- La ejecución del proceso consume recursos proporcionales al tamaño del inventario. Programarlo fuera del horario pico operativo.
- Si los resultados del inventario actual no coinciden con lo esperado, verificar: (1) que exista un snapshot reciente, (2) que la cola de procesamiento haya procesado los eventos posteriores, y (3) que no haya transacciones huérfanas sin evento en la cola.