Empleado
Descripción
La ventana Empleado es la ficha central del personal en el módulo de Gestión Humana. Cada registro representa a una persona vinculada a la empresa y consolida la información personal, laboral, contable y bancaria utilizada por los procesos de nómina, gestión de permisos y control de asistencia.
En el sistema, todos los empleados son a su vez socios de negocio marcados como Empleado = Sí. Esto permite reutilizar la misma entidad (datos de contacto, dirección, identificación) en distintos roles (cliente, proveedor, empleado) y centralizar el mantenimiento. Desde la ventana Empleado se accede solo a aquellos socios marcados como empleados, ocultando el resto de los socios para simplificar la operativa diaria del área de Recursos Humanos.
¿Cuándo se utiliza?
Se utiliza cuando la organización necesita:
- Dar de alta a una persona en la nómina, indicando contrato, departamento, puesto y fechas laborales.
- Mantener los datos personales y de contacto de un empleado activo.
- Asignar al empleado un Tipo de Empleado que determina los permisos a los que tiene derecho (vacaciones, donación de sangre, licencias, etc.).
- Definir las cuentas bancarias para el pago de la nómina.
- Configurar las cuentas contables para el reembolso de gastos.
- Cerrar el ciclo de un empleado registrando la fecha de fin de la relación laboral.
Acceso
Existen dos formas de acceder:
- Desde el menú: Recursos Humanos y Nómina → Recursos Humanos → Configuración de Empleados → Empleado.
- Desde la lupa de búsqueda: escribir Empleado en la lupa global y seleccionar la ventana correspondiente. La lupa muestra el recorrido del menú lateral, lo que ayuda a ubicar la ventana cuando aún no se memorizó la ruta.
Pestañas
Socio del Negocio
Pestaña principal con la información del socio del negocio asociado al empleado. La ventana Empleado filtra automáticamente para mostrar solo socios marcados como Empleado = Sí. Los campos relevantes son:
Clave de Búsqueda Identificador único del empleado (suele coincidir con el número de cédula o documento). Si se omite y se completa la Identificación, el sistema puede copiar uno al otro automáticamente.
Nombre y Nombre 2 Nombre y apellidos del empleado.
Identificación Número de documento (cédula, DNI, etc.) según la normativa del país.
Fecha de Nacimiento Cumpleaños del empleado.
Estado Marital Estado civil. Es opcional y puede ocultarse cuando la organización no lo necesita.
Empleado Indicador Sí/No que marca al socio como empleado. Es lo que habilita su visualización en esta ventana.
Tipo de Empleado Clasificación que define el grupo de permisos a los que tiene derecho (por ejemplo, Tercerizado, Personal de Planta). Sin este campo, el empleado no puede solicitar permisos.
Activo Estado del empleado en el sistema.
Empleado
Información laboral específica de nómina. Los campos relevantes son:
Contrato de Nómina Contrato bajo el cual está vinculado el empleado.
Departamento de Nómina Departamento al que pertenece dentro de la estructura organizacional.
Puesto de Nómina Posición que ocupa. Define la remuneración y la categoría asociada.
Fecha de Inicio Fecha de inicio de la relación laboral.
Fecha de Fin Fecha en que finaliza la relación laboral. Si está vacía, el empleado está activo.
Días de Vacaciones Total de días de vacaciones disponibles por año o período.
Días Usados Días de vacaciones ya consumidos.
Imagen Fotografía del empleado.
Contabilidad del Empleado
Cuentas contables predeterminadas para el reembolso de gastos del empleado y la registración de la nómina.
Atributo
Atributos adicionales del empleado de nómina. Permite extender la ficha con conceptos personalizados (por ejemplo, número de seguro de salud, sindicato, nivel jerárquico) sin modificar la estructura base.
Cuenta Bancaria
Información bancaria del empleado utilizada para el pago de nómina mediante transferencia.
Ubicación
Dirección física del empleado (calle, ciudad, país). Se utiliza en reportes y comunicaciones.
Contacto (Usuario)
Usuario del sistema asociado al empleado para acceso interno cuando corresponde (por ejemplo, supervisores que aprueban permisos).
Detalle de Permiso
Pestaña que muestra los tipos de permiso disponibles para el empleado según su Tipo de Empleado, con la cantidad permitida, utilizada y disponible. Es el punto desde el cual se crea una Solicitud de Permiso con la acción Crear Permiso.
Acciones disponibles
Crear Empleado Crear un nuevo registro. Si el socio de negocio no existe, se puede crear desde la misma ventana marcándolo como Empleado = Sí.
Cambiar a Multiregistro / Grilla Alternar entre vista monoregistro (ficha) y vista multiregistro (grilla) para revisar varios empleados a la vez.
Crear Permiso Desde la pestaña Detalle de Permiso, abre el formulario de Solicitud de Permiso con el tipo de permiso preseleccionado y el saldo disponible visible.
Asignar Tipo de Empleado Editar el campo Tipo de Empleado en la pestaña Socio del Negocio para que el sistema cargue los permisos correspondientes en la pestaña Detalle de Permiso.
Cerrar Vínculo Laboral Completar la Fecha de Fin en la pestaña Empleado cuando finaliza la relación laboral.
Flujo del proceso
1. Dar de alta al empleado
Desde la ventana Empleado, ejecutar Nuevo. Completar nombre, identificación, clave de búsqueda y marcar Empleado = Sí. Guardar.
2. Asignar el Tipo de Empleado
En la pestaña Socio del Negocio, seleccionar el Tipo de Empleado correspondiente (por ejemplo, Tercerizado o Planta). Sin este dato, los permisos disponibles no aparecen en Detalle de Permiso.
3. Completar los datos laborales
Ir a la pestaña Empleado y completar contrato de nómina, departamento, puesto y fecha de inicio. Indicar también los días de vacaciones disponibles si corresponde.
4. Configurar contabilidad y banco
En las pestañas Contabilidad del Empleado y Cuenta Bancaria, completar las cuentas contables de reembolso de gastos y los datos bancarios para el pago de la nómina.
5. Verificar permisos disponibles
Abrir la pestaña Detalle de Permiso y confirmar que aparecen los tipos de permiso correspondientes al Tipo de Empleado asignado, con su cantidad permitida, utilizada y disponible.
6. Crear permisos según necesidad
Desde Detalle de Permiso, ejecutar Crear Permiso cuando el empleado requiera un permiso (donación de sangre, vacaciones, licencia médica, etc.). El sistema abre la Solicitud de Permiso con el tipo preseleccionado.
7. Cerrar el vínculo cuando corresponda
Si el empleado deja la organización, completar la Fecha de Fin en la pestaña Empleado para marcar el cierre del vínculo. El registro se conserva para trazabilidad histórica.
Ejemplo de uso
Dar de alta un nuevo empleado tercerizado y registrarle un permiso por donación de sangre:
- Abrir Empleado y crear un nuevo registro con nombre, número de cédula y Empleado = Sí.
- Asignar Tipo de Empleado = Tercerizado.
- En la pestaña Empleado, completar contrato de nómina, departamento, puesto y fecha de inicio.
- Configurar la cuenta bancaria del empleado para el pago de nómina.
- Abrir la pestaña Detalle de Permiso. Aparecen los tipos de permiso disponibles para Tercerizado, incluyendo Donación de Sangre con 1 día disponible.
- Hacer clic en Crear Permiso. El sistema abre la Solicitud de Permiso con el tipo Donación de Sangre preseleccionado. Indicar la fecha del permiso y completar.
- Volver al Detalle de Permiso del empleado y verificar que la cantidad utilizada se actualizó a 1 y la disponible quedó en 0.
Consideraciones importantes
- Todos los empleados son socios de negocio marcados como Empleado = Sí. Si un socio existente debe convertirse en empleado, basta con activar el indicador y completar las pestañas adicionales.
- Sin Tipo de Empleado asignado, la pestaña Detalle de Permiso aparece vacía y no se pueden crear permisos para ese empleado.
- La organización puede ocultar campos que no utiliza (estado marital, atributos no aplicables) para simplificar la ficha. Esta personalización se gestiona a nivel de configuración de la ventana.
- La Clave de Búsqueda y la Identificación suelen contener el mismo número (cédula). El sistema admite copiar uno a otro automáticamente o mantenerlos separados según necesidad.
- Las vacaciones del empleado se gestionan tanto desde el campo Días de Vacaciones / Días Usados en la pestaña Empleado como desde el detalle de permisos. La sincronización entre ambos depende de la configuración del Tipo de Permiso asociado.
- Cerrar la Fecha de Fin no elimina al empleado: el registro queda histórico para reportes de nómina pasados, asistencia y permisos.
- La integración con el socio de negocio implica que los datos de dirección, contacto e identificación se mantienen en una sola tabla. Modificar el nombre o documento desde Empleado impacta también en la entidad como socio de negocio.
- El empleado puede tener un Usuario asociado (pestaña Contacto) cuando además accede al sistema (por ejemplo, supervisores que aprueban permisos o usuarios que cargan asistencia).
- La carga masiva de empleados es habitual al iniciar el sistema; en ese caso, todos pueden quedar con la clave de búsqueda y la identificación coincidentes para mantener la consistencia.