Rechazo de Pago / Cobro
Descripción
El proceso Rechazo de Pago / Cobro permite registrar en el sistema el rechazo de un pago o de un cobro previamente emitido (por ejemplo, un cheque devuelto por el banco o una transferencia rechazada). A partir del pago o cobro original, el sistema genera automáticamente un nuevo pago/cobro de rechazo y un documento por cobrar o por pagar del tipo Cobro Rechazado o Pago Rechazado, utilizando cuentas contables específicas para controlar el saldo pendiente.
El mecanismo es similar al manejo de cheques diferidos, pero con cuentas y tipos de documento diferenciados que permiten distinguir los rechazos del resto de la operatoria. Una vez registrado el rechazo, el sistema también dispone del proceso Cobro de Rechazo para gestionar el cobro posterior del documento a través del visor inteligente de Depósito de Cheque Diferido.
¿Cuándo se utiliza?
Se utiliza cuando la organización necesita:
- Registrar un cheque rechazado por el banco (cheque propio o de tercero).
- Anular contablemente una transferencia o un pago electrónico devuelto.
- Mantener la trazabilidad entre el pago/cobro original y el rechazo sin anular la asignación previa.
- Generar un documento por cobrar/pagar sustituto que permita dar seguimiento al saldo rechazado.
- Cobrar posteriormente el documento de rechazo cuando el cliente o proveedor regulariza la operación.
Acceso
Existen dos puntos de acceso según la etapa:
- Registrar el rechazo: abrir el pago o cobro original en Gestión Financiera → Pagos y Cobros → Pago/Cobro y ejecutar la acción Rechazo de Pago / Cobro desde el menú de acciones del documento.
- Cobrar el rechazo: Gestión Financiera → Pagos y Cobros → Depósito de Cheque Diferido (visor inteligente adaptado para seleccionar los tipos de documento de rechazo).
Parámetros
| Parámetro | Descripción | Tipo | Obligatorio |
|---|---|---|---|
| Tipo de Documento | Determina el tipo de rechazo a generar. Opciones: Rechazo Cheque Propio (cheques emitidos por la organización rechazados) o Rechazo Cheque Tercero (cheques recibidos rechazados) | Lista | Sí |
| Fecha de Pago | Fecha con la que se registra el rechazo. Por defecto se sugiere la fecha del día. Determina la fecha contable, la fecha de transacción y el vencimiento de la factura de rechazo | Fecha | Sí |
Acciones disponibles
Rechazo de Pago / Cobro Acción principal del pago o cobro original. Genera el documento de rechazo asociado y el pago/cobro negativo correspondiente.
Cobro de Rechazo Acción desde el documento de rechazo generado para iniciar el cobro posterior mediante el visor de depósito de cheque diferido.
Ver Documentos Relacionados Permite navegar desde el pago original al pago de rechazo y al documento por cobrar/pagar generado.
Pestañas
Pago/Cobro (original)
Después de ejecutar el rechazo, el pago/cobro original conserva los siguientes cambios:
Estado del Documento Permanece en Completo o Cerrado. El pago no se anula ni se revierte.
Descripción Se agrega el sufijo " - RECHAZADO" para identificar visualmente que fue marcado como rechazado.
Pago Relacionado Referencia al nuevo pago/cobro de rechazo generado por el proceso.
Pago/Cobro de Rechazo
Nuevo registro generado automáticamente con los datos del original. La información principal incluye:
Número de Documento Formato [DocNo original] - RECHAZADO.
Tipo de Documento El seleccionado en el proceso (por ejemplo, Rechazo Cheque Propio o Rechazo Cheque Tercero).
Importe Mismo importe que el pago original, registrado en sentido opuesto para compensar la operación.
Forma de Pago Se mantiene la misma forma de pago (cheque, transferencia, resguardo) del pago original.
Cargo Cargo especial configurado para el tipo de documento (por ejemplo, Rechazo de Cheques). Se utiliza para el neteo contable con el documento por cobrar/pagar generado.
Pago Relacionado Vínculo con el pago o cobro original rechazado.
Fecha Contable / de Transacción La indicada en el parámetro Fecha de Pago.
Documento por Cobrar / Pagar de Rechazo
Documento generado automáticamente como consecuencia del rechazo. Sus campos relevantes son:
Tipo de DocumentoCobro Rechazado (cuando se rechaza un cobro) o Pago Rechazado (cuando se rechaza un pago).
Socio de Negocio El mismo del pago original.
Moneda e Importe Coinciden con el pago rechazado.
Cargo de la Línea Mismo cargo del pago de rechazo, para que el neteo contable entre ambos documentos sea consistente.
Fechas Fecha contable y de facturación iguales a la Fecha de Pago del parámetro.
Condición de Pago y Lista de Precios Condición predeterminada del sistema y lista de precios por defecto para la moneda del documento.
Programación de Pago Generada automáticamente con fecha de vencimiento igual a la Fecha de Pago.
Configuración previa
Cuentas contables en el socio de negocio
En la ventana Socio del Negocio, en las pestañas de contabilidad, deben configurarse:
Contabilidad Cliente → Cobros Rechazados Cuenta contra la que se registra el cobro rechazado cuando se genera el documento por cobrar correspondiente.
Contabilidad Proveedor → Pagos Rechazados Cuenta contra la que se registra el pago rechazado cuando se genera el documento por pagar correspondiente.
Las cuentas también pueden definirse a nivel Grupo de Socio de Negocio como valores por defecto para los nuevos socios.
Tipos de documento
Deben existir los tipos de documento específicos para rechazos:
- Rechazo Cheque Propio y Rechazo Cheque Tercero (pagos/cobros).
- Pago Rechazado y Cobro Rechazado (documentos por pagar y por cobrar).
Cada uno está marcado como documento diferido con su clasificación de rechazo asociada.
Cargo para neteo
Se requiere un cargo contable específico (por ejemplo, Rechazo de Cheques) asociado a un tipo de cargo. El cargo debe relacionarse con los tipos de documento de rechazo desde la ventana Tipo de Documento, pestaña Tipo de Cargo por Tipo de Documento. Este cargo es el que permite el neteo entre el pago/cobro de rechazo y el documento por cobrar/pagar generado.
Tipos de documento predeterminados de pago y cobro
Verificar que los tipos de documento estándar de Pago y Cobro tengan marcado Predeterminado = Sí. De lo contrario, los pagos y cobros generados desde recibos podrían tomar por error los tipos de documento de rechazo.
Flujo del proceso
1. Validar la configuración previa
Confirmar que el socio de negocio tiene las cuentas de Cobros Rechazados y Pagos Rechazados configuradas, que los tipos de documento de rechazo existen, que el cargo de rechazo está relacionado con ellos y que los tipos estándar de pago y cobro están marcados como predeterminados.
2. Abrir el pago o cobro a rechazar
Localizar el pago o cobro original en la ventana Pago/Cobro. Debe estar en estado Completo o Cerrado y no tener ya una referencia de rechazo previa.
3. Ejecutar la acción de rechazo
Desde el menú de acciones del documento, seleccionar Rechazo de Pago / Cobro. En el diálogo indicar el Tipo de Documento del rechazo (cheque propio o de tercero) y la Fecha de Pago con la que se registra.
4. Verificar los documentos generados
El proceso automáticamente:
- Marca el pago original con el sufijo " - RECHAZADO" en la descripción y lo deja completo. El documento original queda vinculado al de rechazo y no se puede volver a rechazar.
- Crea un nuevo pago/cobro de rechazo (de contrapartida) vinculado al original, con el mismo importe, misma forma de pago y numerado con el sufijo " - RECHAZADO". Este pago neutraliza contablemente al original.
- Genera una factura de rechazo (documento por cobrar o por pagar según corresponda) que reabre la deuda con el socio del negocio. El vencimiento de esa factura queda en la fecha del rechazo indicada en el parámetro Fecha de Pago.
- Al finalizar, el sistema muestra un mensaje de confirmación indicando los documentos creados con sus respectivos números.
5. Validar la contabilización
Abrir el documento por cobrar/pagar generado y verificar que el asiento contable utiliza la cuenta de Cobros Rechazados o Pagos Rechazados del socio de negocio contra la cuenta del cargo de rechazo.
6. Cobrar el rechazo (posterior)
Cuando el cliente o proveedor regulariza el rechazo, acceder al Visor de Depósito de Cheque Diferido, filtrar por el tipo de documento Cobro Rechazado o Pago Rechazado, seleccionar el documento e indicar la fecha del nuevo cobro y, si corresponde, el número de cheque. El sistema genera el pago/cobro que cancela automáticamente el documento de rechazo.
Ejemplo de uso
Un cliente paga una factura con cheque y, días después, el banco devuelve el cheque:
- Abrir el Cobro original en la ventana Pago/Cobro.
- Ejecutar Rechazo de Pago / Cobro seleccionando el tipo de documento Rechazo Cheque Tercero y la fecha del rechazo.
- Verificar que:
- El cobro original quedó con la descripción terminada en " - RECHAZADO" y sigue en estado Completo.
- Se generó un nuevo cobro negativo con el mismo importe, referenciado al original.
- Se creó el documento por cobrar de tipo Cobro Rechazado con el mismo cargo y el importe correspondiente.
- Revisar el asiento del nuevo documento por cobrar: debita la cuenta Cobros Rechazados del cliente y acredita la cuenta del cargo de rechazo.
- Cuando el cliente regulariza el pago, abrir el Visor de Depósito de Cheque Diferido, seleccionar el documento Cobro Rechazado y registrar el nuevo cobro con la fecha y el número de cheque aportados por el cliente. El sistema cancela automáticamente el documento de rechazo.
Mensajes y errores frecuentes
| Situación | Causa | Solución |
|---|---|---|
| El estado del pago no es válido | El pago no se encuentra en estado Completo o Cerrado | Completar el pago original antes de ejecutar el rechazo |
| Tipo de documento inconsistente | El tipo de rechazo seleccionado no corresponde con el tipo del pago original (por ejemplo, rechazar un pago a proveedor con un documento de cobro) | Seleccionar el tipo de documento de rechazo correcto: Rechazo Cheque Propio para pagos emitidos, Rechazo Cheque Tercero para cheques recibidos |
| El pago ya fue rechazado | Existe una referencia previa de rechazo en el documento | Verificar el documento de rechazo ya generado; un mismo pago no puede rechazarse dos veces |
| Lista de precios no encontrada | No existe una lista de precios por defecto en la moneda del pago | Solicitar al área correspondiente la creación o marcado por defecto de una lista de precios en esa moneda |
| Dirección de facturación no encontrada | El socio del negocio no tiene una dirección marcada como dirección de facturación | Configurar la dirección de facturación del socio del negocio antes de reintentar |
| Cuenta de rechazo no configurada | La cuenta Cobros Rechazados o Pagos Rechazados del socio no está completa, ni se hereda del grupo de socios | Configurar la cuenta correspondiente en la pestaña Contabilidad Cliente o Contabilidad Proveedor del socio de negocio antes del primer uso |
Atención
Si las cuentas Cobros Rechazados o Pagos Rechazados no están configuradas, el rechazo no podrá completar la factura asociada. Validar la configuración contable antes del primer uso.
Consideraciones importantes
- El proceso solo puede ejecutarse sobre pagos o cobros en estado Completo o Cerrado. Documentos en borrador u otros estados son rechazados por la validación.
- Un pago que ya tiene un rechazo previo (campo Pago Relacionado informado) no puede volver a rechazarse.
- El tipo de documento del rechazo debe tener un DocBaseType distinto al del pago original; el sistema valida esta consistencia.
- El proceso no anula la asignación original del pago: la asignación (allocation) previa queda completa. El neteo contable se logra mediante el cargo especial del pago de rechazo y el cargo igual en el documento por cobrar/pagar.
- El nuevo pago/cobro de rechazo mantiene la misma forma de pago (cheque, transferencia, resguardo) que el original, con su equivalencia correspondiente.
- El documento por cobrar/pagar se completa automáticamente al generarse; no es necesario completarlo manualmente.
- Si la moneda del documento no tiene una lista de precios por defecto configurada, el proceso falla con error de lista de precios no encontrada.
- Si el socio de negocio no tiene dirección con indicador de facturación activo, el proceso no puede crear el documento y falla con el error correspondiente.
- Las cuentas de rechazo a nivel Grupo de Socio de Negocio no se heredan automáticamente a los socios existentes; si se agregan al grupo, verificar que se reflejen también en cada socio.
- Los asientos del documento de rechazo usan las cuentas específicas del socio de negocio; no se utilizan las cuentas estándar de Cuentas por Cobrar o Cuentas por Pagar.
- Las asignaciones posteriores (cuando se cobra el rechazo) también utilizan las cuentas de rechazo del socio, no las estándar, para mantener la trazabilidad contable del ciclo de rechazo.