Libreta de Cheques
Descripción
La ventana Libreta de Cheques define las chequeras (talonarios físicos) que la organización utiliza para emitir cheques diferidos por pagar a proveedores. Cada libreta queda asociada a una cuenta bancaria y a una moneda, y al guardarla el sistema genera automáticamente la secuencia completa de folios disponibles entre los números inicial y final indicados (por ejemplo, una libreta del 1 al 25 deja 25 folios listos para usarse).
A partir de las libretas creadas, el flujo continúa con el proceso Generar Cheque Diferido por Pagar, que toma el siguiente folio disponible de la chequera elegida, registra los datos del cheque (proveedor, importe, fechas) y genera el documento Cheque Diferido por Pagar que puede utilizarse en un Recibo de Pago para cancelar facturas.
¿Cuándo se utiliza?
Se utiliza cuando la organización necesita:
- Crear una nueva chequera para una cuenta bancaria y dejar lista la secuencia de folios.
- Mantener varias libretas en simultáneo (por moneda, por cuenta, por uso) con su numeración propia.
- Controlar qué folios están disponibles, emitidos o anulados dentro de cada libreta.
- Habilitar la emisión de cheques diferidos por pagar a proveedores.
Acceso
Existen dos puntos relacionados con esta funcionalidad:
- Definición de libretas: Gestión de Saldos Pendientes → Operaciones Bancarias → Libreta de Cheques.
- Emisión de un cheque diferido: Gestión de Saldos Pendientes → Operaciones Bancarias → Generar Cheque Diferido por Pagar.
Configuración previa
Cuenta bancaria
La cuenta bancaria a la que pertenecerá la libreta debe estar activa en la ventana Banco → Cuenta, con su moneda correctamente definida.
Tipo de documento de cheque diferido
Debe existir el tipo de documento utilizado por el proceso Generar Cheque Diferido por Pagar; es el que numera y clasifica los cheques diferidos emitidos por la organización.
Pestañas
Libreta de Cheques (cabezal)
Pestaña principal con los datos generales de la libreta. Los campos relevantes son:
Nombre Identificador descriptivo de la libreta (por ejemplo, Libreta USD Banco Principal).
Descripción Texto opcional con información adicional.
Cuenta Bancaria Cuenta bancaria asociada a la libreta. Solo aparecen cuentas activas.
Moneda Moneda en la que se emiten los cheques de esta libreta. Una libreta opera en una única moneda.
Cheque Inicial Número del primer folio de la libreta. Define el inicio de la secuencia.
Cheque Final Número del último folio de la libreta. Junto con el inicial determina la cantidad total de folios (por ejemplo, del 300001 al 300025 = 25 folios).
Activo Indicador que controla si la libreta está disponible para emitir cheques.
Folios
Pestaña que lista cada folio individual generado al guardar la libreta. La información incluye:
Número de Cheque Número del folio dentro de la secuencia.
Estado del Folio Estado del cheque: Pendiente (disponible para usar), Emitido (ya consumido por un cheque diferido), Anulado (cancelado vía proceso Cancelar Folio de Cheque).
Cheque Diferido Referencia al documento Cheque Diferido por Pagar que consumió el folio cuando corresponda.
Fecha de Emisión Fecha en que el folio fue utilizado para emitir un cheque.
Acciones disponibles
Crear Libreta Define una nueva libreta con su rango de folios. Al guardar, el sistema genera automáticamente todos los folios intermedios.
Generar Cheque Diferido por Pagar (proceso asociado) Toma el siguiente folio disponible de la libreta seleccionada y emite un cheque diferido por pagar con los datos indicados.
Cancelar Folio de Cheque Anula un folio puntual cuando se daña, se pierde o se decide no usar. El folio queda marcado como anulado y no se considera para emisiones futuras.
Activar / Desactivar Libreta Controla si la libreta puede usarse para emitir cheques. Las inactivas no aparecen en el proceso de emisión.
Parámetros del Proceso Generar Cheque Diferido por Pagar
| Parámetro | Descripción | Tipo | Obligatorio |
|---|---|---|---|
| Moneda | Moneda del cheque a emitir; debe coincidir con la moneda de la libreta | Búsqueda directa | Sí |
| Libreta de Cheques | Libreta desde la cual se tomará el folio | Búsqueda directa | Sí |
| Número de Cheque | Folio específico de la libreta. El sistema sugiere automáticamente el siguiente disponible | Texto | Sí |
| Socio del Negocio | Proveedor al que se emite el cheque | Búsqueda | Sí |
| Importe | Monto del cheque, en la moneda indicada | Número | Sí |
| Fecha de Emisión | Fecha en que se emite el cheque (fecha del documento) | Fecha | Sí |
| Fecha de Vencimiento | Fecha en la cual el cheque podrá ser cobrado por el proveedor | Fecha | Sí |
Flujo del proceso
1. Crear la libreta
Desde Libreta de Cheques, crear un nuevo registro indicando nombre, cuenta bancaria, moneda, número inicial, número final y descripción opcional. Guardar.
2. Verificar la generación de folios
Tras guardar el cabezal, abrir la pestaña Folios (o el panel inferior) y confirmar que el sistema generó todos los folios entre el número inicial y final. Cada uno aparece con estado Pendiente.
3. Emitir un cheque diferido
Cuando se necesita pagar a un proveedor con cheque diferido, abrir el proceso Generar Cheque Diferido por Pagar y completar:
- Moneda y libreta correspondientes.
- Número de cheque (el sistema sugiere el siguiente folio pendiente).
- Proveedor, importe, fecha de emisión y fecha de vencimiento.
Ejecutar. El sistema genera el documento Cheque Diferido por Pagar y marca el folio como emitido en la libreta.
4. Usar el cheque en un Recibo de Pago
Crear el Recibo de Pago al proveedor. Asignar las facturas a cancelar. Usar la acción Seleccionar Cheque Diferido y elegir el cheque emitido en el paso anterior. El recibo se completa con el monto del cheque y, si queda saldo residual, se puede absorber con un cargo (por ejemplo, Redondeo) para cerrar el 100% de la asignación.
5. Procesar el recibo
Completar el recibo de pago. El sistema genera la asignación entre el cheque diferido y las facturas: las facturas pasan a estado pagado y la deuda queda registrada bajo el documento Cheque Diferido por Pagar.
6. Conciliar al depositar
Cuando el cheque sea efectivamente cobrado por el proveedor en su banco, la conciliación bancaria del estado de cuenta marca el cheque como Pagado (depositado), descargando la cuenta puente correspondiente y acreditando definitivamente el banco.
Ejemplo de uso
Crear una libreta nueva en dólares y emitir un cheque diferido a un proveedor:
- Abrir Libreta de Cheques y crear un registro:
- Nombre: Libreta USD Cuenta Principal.
- Cuenta Bancaria: la cuenta en dólares.
- Moneda: USD.
- Cheque Inicial: 300001.
- Cheque Final: 310025 (25 folios).
- Guardar. El sistema genera automáticamente los 25 folios en estado Pendiente.
- Para pagar una factura de proveedor, abrir Generar Cheque Diferido por Pagar:
- Moneda: USD.
- Libreta: Libreta USD Cuenta Principal.
- Número de Cheque: 300001 (primer folio sugerido).
- Socio del Negocio: el proveedor.
- Importe: 4.000,15.
- Fecha de Emisión: 6 de marzo.
- Fecha de Vencimiento: 30 de junio.
- Ejecutar. Se genera el documento Cheque Diferido por Pagar 300001.
- Abrir Recibo de Pago, seleccionar el proveedor, asignar las facturas pendientes (por ejemplo, las que vencieron en marzo) y elegir el cheque diferido recién creado.
- Si queda una pequeña diferencia entre el cheque y las facturas, asignarla al cargo Redondeo para cerrar la asignación al 100%.
- Procesar el recibo. Las facturas quedan en estado pagado y la deuda figura en el cheque diferido.
- Cuando el cheque sea cobrado por el proveedor, conciliar el estado de cuenta bancario; el cheque pasa a Pagado.
Consideraciones importantes
- Una libreta opera con una única cuenta bancaria y una única moneda. Para una segunda moneda o cuenta, crear una libreta independiente.
- Los folios se generan automáticamente al guardar el cabezal; no se crean manualmente. La cantidad total queda determinada por la diferencia entre Cheque Inicial y Cheque Final.
- El proceso Generar Cheque Diferido por Pagar sugiere el siguiente folio pendiente, pero permite seleccionar otro número manualmente si la operativa lo requiere.
- En el Recibo de Pago no es posible crear un cheque diferido nuevo: el cheque debe existir previamente en el sistema. La excepción es el Recibo de Cobro (cliente), donde sí se puede registrar el cheque diferido del cliente directamente.
- El cheque diferido por pagar permanece en estado Pagado = No hasta que el proveedor lo deposite efectivamente. Solo se marca como Pagado cuando se concilia con el estado de cuenta bancario.
- Cuando se necesita anular un folio (por daño físico o pérdida del cheque), usar el proceso Cancelar Folio de Cheque para marcarlo como anulado. El folio anulado no se reutiliza ni reaparece para emisiones futuras.
- Las libretas inactivas no aparecen en el selector del proceso de emisión, lo que evita errores de elegir una libreta cerrada o agotada.
- El número de cheque del proceso de emisión coincide con el folio físico de la libreta. Mantener la libreta del sistema sincronizada con la chequera real evita inconsistencias en la conciliación.