Reportar Horas de Personal
Descripción
Reportar Horas de Personal es la funcionalidad de Time-Sheet del módulo de Gestión Humana. Permite que cada empleado cargue las horas trabajadas día a día e indique a qué proyecto, actividad o contrato corresponden. Las horas se ingresan eligiendo entre dos modalidades: por rango horario (entrada / salida del día, con descansos) o por cantidad (número total de horas), siempre asociadas a una fecha contable.
El sistema valida la consistencia de las horas ingresadas (entradas y salidas pares, horas dentro del turno asignado al empleado) y, al completarse el registro, genera el Registro de Asistencia correspondiente. Los registros pendientes pasan a un flujo de aprobación donde el supervisor del empleado los confirma. Las horas aprobadas alimentan los reportes de mano de obra del proyecto y las incidencias de nómina cuando aplican.
¿Cuándo se utiliza?
Se utiliza cuando la organización necesita:
- Que los empleados reporten sus horas trabajadas día a día.
- Imputar horas a proyectos, actividades o contratos específicos para calcular costo de mano de obra.
- Generar registros de asistencia consistentes a partir de las horas reportadas.
- Habilitar un flujo de aprobación de horas por parte del supervisor del empleado.
- Cargar horas para varios días o varios empleados en lote (carga masiva).
- Disponer de los datos de horas para reportes de costos de proyecto, productividad y nómina.
Acceso
Existen varios puntos de acceso según el escenario:
- Por fecha: Recursos Humanos y Nómina → Control de Asistencia → Reporte de Horas de Personal por Fecha.
- Por horas: Recursos Humanos y Nómina → Control de Asistencia → Reporte de Horas de Personal por Horas.
- Desde el calendario del empleado: abrir el calendario del empleado y seleccionar el día para reportar horas con vista visual.
- Desde un proyecto: acción Registrar Horas Trabajadas dentro de la ventana Proyecto para imputar horas directamente al proyecto.
- Desde un contrato de servicios: acción Registrar Horas Trabajadas dentro de la ventana Contrato de Servicios para imputar al contrato.
- Aprobación del supervisor: Recursos Humanos y Nómina → Control de Asistencia → Aprobar Registro de Horas (rol supervisor).
Configuración previa
Empleado
En la ventana Empleado, el registro debe tener configurados:
- Activo = Sí.
- Grupo de Trabajo o Grupo de Turno asignado. Define el turno del empleado y se usa para validar las horas reportadas.
- Supervisor definido (cuando el flujo requiere aprobación).
Turnos
El Turno de Trabajo asignado al grupo del empleado define el horario esperado. El sistema utiliza esta información para validar las horas reportadas y calcular automáticamente la cantidad cuando aplica.
Proyectos, Actividades y Contratos
Para que las horas se imputen, el empleado debe tener acceso a los proyectos, actividades o contratos a los que va a reportar. Estas dimensiones son las que permiten calcular el costo de mano de obra por proyecto.
Pestañas
Reporte de Horas (cabezal)
Pestaña principal con los datos del reporte. Los campos relevantes son:
Empleado Empleado al que corresponden las horas. Se completa automáticamente con el usuario que ejecuta el reporte cuando el rol es de empleado.
Fecha del Documento Fecha contable del reporte. Se usa para los asientos asociados.
Fecha Desde / Fecha Hasta Cuando se carga por rango horario, indican el inicio y fin del período trabajado.
Cantidad Número total de horas reportadas. En la modalidad por rango, se calcula automáticamente; en la modalidad por cantidad, se ingresa manualmente.
Proyecto / Actividad / Contrato Dimensión a la que se imputan las horas. Al menos una debe estar definida para que el reporte impute correctamente.
Descripción Texto opcional con detalle de la tarea realizada.
Estado Estado del reporte (Borrador, En Aprobación, Confirmado).
Líneas de Horas
Detalle de los tramos de entrada y salida cuando se reporta por rango horario. Las líneas se ingresan en pares:
- Hora de Entrada
- Hora de Salida
Por ejemplo, una jornada con almuerzo se carga como dos líneas: 08:00–12:00 y 13:00–16:00. El sistema valida que cada entrada tenga su salida y rechaza el procesamiento si quedan tramos impares.
Registro de Asistencia Generado
Vista del Registro de Asistencia creado a partir del reporte. Muestra el turno aplicado, las líneas de asistencia (entrada/salida pareadas) y el total de horas calculado.
Acciones disponibles
Crear Reporte por Rango Horario Ingresar entrada y salida del día (con descansos como tramos separados). El sistema calcula la cantidad automáticamente.
Crear Reporte por Cantidad Ingresar directamente la cantidad de horas trabajadas sin detallar horarios. Útil para tareas medidas por duración.
Reportar desde Proyecto / Contrato Cargar horas directamente desde la ventana del proyecto o del contrato, con el proyecto/contrato preseleccionado.
Completar Procesa el reporte. Valida la consistencia (entradas/salidas pares, horas dentro del turno) y genera el Registro de Asistencia.
Aprobar Disponible para el rol supervisor. Confirma el reporte del empleado para que las horas pasen a estado válido.
Reportar en Calendario Vista visual donde el empleado puede pintar las horas en el calendario, seleccionando el día y el rango horario sobre la cuadrícula.
Flujo del proceso
1. Configurar al empleado
Asegurar que el empleado tiene asignado el grupo de turno, su turno de trabajo, su supervisor y los proyectos/contratos a los que puede imputar horas. Sin esta configuración, el reporte no encuentra el turno aplicable.
2. Crear el reporte de horas
El empleado abre Reporte de Horas de Personal y selecciona la modalidad:
- Por rango horario: ingresar Fecha, Hora de Entrada, Hora de Salida. Si la jornada tiene descansos, agregar tramos adicionales.
- Por cantidad: ingresar Fecha y Cantidad de horas directamente.
Indicar el Proyecto, Actividad o Contrato correspondiente y una descripción de la tarea.
3. Validar la consistencia
Antes de procesar, revisar que las entradas y salidas estén pareadas. Si hay un tramo impar (por ejemplo, una entrada sin salida), el sistema rechaza el procesamiento con el mensaje correspondiente.
4. Completar el reporte
Ejecutar Completar. El sistema:
- Valida las horas contra el turno del empleado.
- Genera el Registro de Asistencia con las líneas pareadas.
- Calcula el total de horas (cantidad).
- Deja el reporte en estado En Aprobación si el flujo requiere supervisor, o Confirmado si no.
5. Aprobación del supervisor (si aplica)
El supervisor ingresa con su rol y abre Aprobar Registro de Horas. Filtra por su equipo o por el empleado, revisa cada reporte y ejecuta Confirmar. El reporte pasa a estado Confirmado y las horas quedan disponibles para reportes de costo y nómina.
6. Consultar los reportes
Las horas confirmadas aparecen en los reportes:
- Reporte de horas de personal por proyecto: muestra la mano de obra imputada al proyecto.
- Reporte de mano de obra en resultados del proyecto: incluye las horas en el cálculo del costo y rentabilidad.
- Incidencias de nómina: si el reporte alimenta la nómina, los conceptos aplicables se generan automáticamente.
Ejemplo de uso
Un empleado tercerizado carga sus horas del día con almuerzo y un supervisor las aprueba:
- El empleado ingresa al sistema con su usuario.
- Abre Reporte de Horas de Personal por Fecha y selecciona la fecha del día actual.
- Modalidad por rango horario: ingresa dos tramos:
- Línea 1: Entrada 08:00, Salida 12:00.
- Línea 2: Entrada 13:00, Salida 16:00.
- Indica el Proyecto al que pertenece la tarea y una descripción ("Avance fase de diseño").
- Ejecuta Completar. El sistema valida los pares de entrada/salida, calcula 7 horas en total y genera el Registro de Asistencia.
- El reporte queda en estado En Aprobación.
- El supervisor ingresa con su rol, abre Aprobar Registro de Horas, filtra por el empleado y confirma el reporte.
- Las 7 horas pasan a Confirmado y aparecen en el Reporte de Mano de Obra del proyecto.
Consideraciones importantes
- Las entradas y salidas deben estar pareadas. Si la jornada tiene 3 entradas y 2 salidas (o viceversa), el sistema rechaza el procesamiento con un mensaje de inconsistencia. Borrar el tramo incompleto antes de completar.
- En la modalidad por cantidad, no es necesario ingresar horarios; solo el total de horas. Útil cuando la tarea se mide por duración sin entrada/salida específica.
- El turno asignado al empleado se usa para validar las horas; si las horas reportadas exceden el turno (por ejemplo, jornada de 8 horas con reporte de 10), el sistema puede emitir advertencia o registrar las horas extra según la configuración.
- Las horas imputadas a proyectos alimentan los reportes de costo y rentabilidad; el costo unitario por hora se toma de la configuración del puesto del empleado.
- El supervisor define quién aprueba los reportes. Sin supervisor asignado al empleado, los reportes quedan sin aprobar y no impactan en costos ni nómina.
- Las modalidades por proyecto y por contrato desde sus respectivas ventanas son atajos: precompletan el campo de proyecto/contrato y simplifican la carga cuando el empleado trabaja consistentemente en uno solo.
- La fecha del documento debe estar dentro de un período abierto. Si el período está cerrado, el reporte falla; el empleado debe reportar las horas a una fecha del período actual o solicitar a Administración la reapertura.
- El sistema soporta carga masiva de horas para varios empleados o varios días desde un navegador específico, útil al imputar mano de obra retroactiva a un proyecto.
- Los reportes ya confirmados no pueden modificarse directamente. Si se detecta un error, el supervisor debe rechazar y solicitar al empleado un nuevo reporte de corrección.
- Las horas reportadas pueden visualizarse en el calendario del empleado, lo que facilita la revisión semanal o mensual.