Conciliación de Estado de Cuenta
Descripción
El formulario Conciliación de Estado de Cuenta es la herramienta que empareja las líneas del extracto bancario importado con los pagos y cobros registrados en el sistema. Automatiza la gran mayoría de los emparejamientos aplicando el algoritmo configurado en la cuenta bancaria (importe, número de referencia, fecha) y permite al usuario resolver manualmente los casos restantes: asignar pagos pendientes, desasignar vinculaciones incorrectas, realizar matches múltiples y preparar el terreno para completar el estado de cuenta.
Es un paso intermedio del flujo de conciliación bancaria: se ejecuta después de cargar el archivo del banco y antes de generar los pagos faltantes y completar el documento. Puede ejecutarse varias veces durante el proceso para ir resolviendo movimientos a medida que se cargan nuevos pagos en el sistema.
¿Cuándo se utiliza?
Se utiliza cuando la organización necesita:
- Emparejar automáticamente las líneas del extracto bancario con pagos y cobros registrados en el sistema.
- Revisar los movimientos conciliados y corregir los que requieran ajuste manual.
- Asignar un pago manualmente cuando el algoritmo no pudo hacer el match (por diferencia de referencia, descripción o fecha).
- Realizar un match múltiple cuando el banco agrupa varios pagos del sistema en un solo movimiento.
- Desasignar vinculaciones hechas por error y reasignarlas correctamente.
Acceso
Existen dos formas de acceder:
- Desde el estado de cuenta bancario: abrir el documento en Gestión de Saldos Pendientes → Operaciones Bancarias → Estado de Cuenta Bancario y ejecutar la acción Conciliación de Estado de Cuenta.
- Desde el menú: Gestión de Saldos Pendientes → Operaciones Bancarias → Conciliación de Estado de Cuenta.
Pestañas
Líneas del Extracto
Panel con las líneas del estado de cuenta a conciliar. La información relevante incluye:
Fecha del Estado de Cuenta Fecha de la operación según el banco.
Monto del Estado de Cuenta Importe reportado por el banco (positivo = cobro, negativo = pago).
Número de Referencia y Descripción Datos del banco utilizados por el algoritmo para proponer el match.
Estado de Conciliación Estado del match actual: Conciliado automáticamente, Asignado manualmente, Pendiente.
Pagos del Sistema
Panel con los pagos y cobros candidatos para emparejar. Muestra:
Número de Documento y Fecha Identificadores del pago o cobro en el sistema.
Socio de Negocio Cliente o proveedor del pago.
Monto Importe del pago, con signo según la operación.
Moneda Moneda del pago; útil cuando se concilian líneas multimoneda.
Sugerencia de Match
Vista intermedia que muestra las propuestas del algoritmo para cada línea: qué pago candidato se sugiere, la razón del match (importe coincidente, referencia, etc.) y el estado propuesto.
Acciones disponibles
Simular Conciliación Ejecuta el algoritmo sin aplicar los cambios, mostrando qué líneas quedarían conciliadas automáticamente. Útil para validar antes de confirmar.
Aplicar Conciliación Guarda los matches propuestos por el algoritmo contra las líneas del estado de cuenta y los pagos del sistema.
Asignar Manualmente Permite seleccionar un pago del panel de pagos del sistema y vincularlo a una línea específica del extracto.
Desasignar Quita la vinculación de una línea con su pago, dejando ambos disponibles para reasignación.
Match Múltiple Vincula una sola línea del extracto con varios pagos del sistema (por ejemplo, cuando el banco agrupó cobros múltiples).
Refrescar Actualiza los candidatos del panel de pagos del sistema después de registrar nuevos documentos, sin cerrar el formulario.
Flujo del proceso
1. Abrir el estado de cuenta a conciliar
Desde la ventana Estado de Cuenta Bancario, abrir el documento con las líneas ya cargadas desde el archivo del banco.
2. Ejecutar la conciliación
Lanzar el formulario Conciliación de Estado de Cuenta. El sistema muestra las líneas del extracto, los pagos candidatos y la sugerencia de match según el algoritmo configurado para la cuenta bancaria.
3. Simular y aplicar
Opcionalmente, ejecutar Simular Conciliación para revisar las propuestas sin aplicarlas. Tras la validación, ejecutar Aplicar Conciliación para materializar los emparejamientos automáticos.
4. Revisar las líneas pendientes
Las líneas que el algoritmo no pudo emparejar automáticamente quedan como Pendiente. Revisarlas una a una y decidir la acción:
- Asignación manual cuando el pago existe en el sistema pero con referencia distinta.
- Match múltiple cuando una línea del banco representa varios pagos del sistema.
- Generar pago (desde el visor de Crear Pagos desde Estado de Cuenta) cuando no existe el pago y corresponde a un cargo, comisión o cobro no identificado.
5. Corregir vinculaciones erróneas
Si una línea quedó conciliada con un pago incorrecto, ejecutar Desasignar, dejar ambos en estado pendiente y volver a asignar manualmente.
6. Iterar hasta completar
La conciliación puede ejecutarse varias veces: a medida que se registran pagos nuevos en el sistema, volver al formulario y aplicar el algoritmo nuevamente para resolver las líneas que quedaban pendientes.
7. Volver al estado de cuenta
Cuando todas las líneas tengan pago asignado, cerrar el formulario y continuar con el flujo del estado de cuenta (generar pagos faltantes desde el visor y completar el documento).
Ejemplo de uso
Conciliación de un extracto con 70 movimientos:
- Abrir el Estado de Cuenta Bancario previamente cargado con 70 líneas.
- Ejecutar Conciliación de Estado de Cuenta. El algoritmo propone emparejar 45 líneas con pagos y cobros del sistema por coincidencia de importe y referencia.
- Ejecutar Aplicar Conciliación. Las 45 líneas quedan conciliadas automáticamente; 25 quedan pendientes.
- Revisar las pendientes:
- 3 corresponden a pagos del sistema que tenían referencia distinta a la del banco; asignarlos manualmente.
- 1 línea del banco agrupa 4 cobros: ejecutar Match Múltiple y seleccionar los 4 pagos del sistema.
- 21 son comisiones y cargos bancarios; se resolverán desde el visor Crear Pagos desde Estado de Cuenta.
- Cerrar el formulario y continuar con la generación de pagos faltantes.
Consideraciones importantes
- El algoritmo de conciliación se configura por cuenta bancaria. Si los resultados automáticos son pobres, revisar los criterios (importe exacto, rango de fechas, número de referencia) para ajustarlos.
- El formulario puede ejecutarse múltiples veces sobre el mismo estado de cuenta; los matches ya aplicados se conservan y solo se evalúan las líneas pendientes.
- Al desasignar una línea, el pago del sistema vuelve al panel de candidatos y queda disponible para asignarse a otra línea.
- Las líneas con diferencia de importe pueden asignarse parcialmente; si la diferencia es intencional (comisiones, redondeos), usar la funcionalidad específica de Conciliación con Diferencia en Montos para registrarla como ajuste.
- El match múltiple es especialmente útil con pasarelas de cobranza que entregan un acreditado consolidado; cada subcomponente debe existir como pago independiente en el sistema.
- La conciliación no completa el estado de cuenta: es un paso intermedio. El completado se ejecuta desde la ventana principal del estado de cuenta una vez que todas las líneas están identificadas.
- Si el panel de pagos del sistema no muestra un candidato esperado, verificar que el pago esté en estado Completo y corresponda a la misma cuenta bancaria del extracto.
- Los cambios hechos en la conciliación se reflejan inmediatamente en las líneas del Estado de Cuenta Bancario, facilitando la revisión cruzada.