Recontabilizar Documentos
Descripción
El proceso Recontabilizar Documentos regenera los asientos contables de los documentos completos (facturas, pagos, entregas, recepciones, asignaciones, asientos manuales) tomando como base las reglas contables actuales del sistema (configuración de cuentas en socio de negocio, categoría de producto, esquema contable, cargos, etc.). Es la herramienta clave durante el análisis y cierre contable para corregir asientos que quedaron con cuentas equivocadas porque cuando el documento se completó, la configuración contable estaba mal o aún no aplicaba la lógica final.
A diferencia de la acción Recontabilizar disponible en cada documento individual (que aplica a un único asiento), este proceso permite recontabilizar de forma masiva filtrando por organización, tipo de documento, socio de negocio, rango de fechas o cuenta. Es la herramienta habitual cuando se actualiza la cuenta contable de un cargo, una categoría de producto o un socio de negocio y se necesita propagar el cambio a todos los documentos ya completados.
¿Cuándo se utiliza?
Se utiliza cuando la organización necesita:
- Regenerar los asientos después de corregir la cuenta contable de un cargo, una categoría de producto o un socio de negocio.
- Propagar masivamente cambios de configuración contable a documentos ya completos del período.
- Cerrar un mes contable corrigiendo errores detectados en el balance (saldos disparatados, cuentas con monto inesperado).
- Reaplicar la lógica contable correcta cuando una funcionalidad se entrega/corrige y los documentos previos quedaron con la lógica anterior.
- Volver a generar asientos de entregas o recepciones cuando el costeo se actualizó.
Acceso
Menú: Gestión Contable → Procesos Contables → Recontabilizar Documentos
Existen dos modalidades:
- Recontabilizar individual: desde cada documento (factura, pago, entrega, etc.), ejecutar la acción Recontabilizar en el menú del documento. Aplica solo a ese asiento.
- Recontabilizar masivo (este proceso): desde el menú, filtrar por criterios y procesar muchos documentos de una sola ejecución.
Parámetros
| Parámetro | Descripción | Tipo | Obligatorio |
|---|---|---|---|
| Organización | Organización a la que pertenecen los documentos a recontabilizar | Tabla | No |
| Tipo de Documento | Tipo específico (factura, pago, entrega, recepción, asignación, asiento manual). Si se omite, abarca todos | Tabla Directa | No |
| Socio del Negocio | Filtra por cliente o proveedor cuando se desea acotar a sus documentos | Búsqueda | No |
| Cuenta Contable | Filtra por documentos cuya contabilización afecta a una cuenta específica | Búsqueda | No |
| Fecha Contable Desde | Primera fecha contable del rango de documentos a procesar | Fecha | No |
| Fecha Contable Hasta | Última fecha contable del rango | Fecha | No |
| Esquema Contable | Esquema sobre el que se regeneran los asientos | Tabla Directa | No |
| Solo Documentos con Diferencia | Si está activo, procesa únicamente los documentos cuyo asiento actual difiere del que se generaría con la configuración vigente | Sí/No | No |
Acciones disponibles
Ejecutar Proceso Lanza la recontabilización con los filtros indicados. El sistema regenera los asientos de los documentos seleccionados.
Ver Histórico Consultar ejecuciones previas del proceso con sus filtros, fecha, cantidad de documentos procesados y resultado.
Recontabilizar Individual Acción complementaria disponible en cada documento; aplica solo al asiento específico cuando se quiere puntualizar la corrección.
Flujo del proceso
1. Identificar la causa de la corrección
Antes de ejecutar el proceso, identificar qué configuración cambió y qué documentos se ven afectados. Las causas frecuentes son:
- Cambio en la cuenta contable de un cargo o categoría de producto.
- Corrección de la cuenta de cliente/proveedor del socio de negocio.
- Actualización del costeo de productos en un período.
- Incorporación de una nueva regla contable que aplica retroactivamente al período abierto.
2. Acotar el alcance
Decidir qué documentos deben recontabilizarse. Cuanto más acotado el alcance, menor el riesgo de afectar asientos correctos. Filtros sugeridos:
- Por tipo de documento y rango de fechas del período abierto.
- Por socio de negocio cuando el cambio afecta solo a un cliente o proveedor.
- Por cuenta contable para identificar los documentos que tocan la cuenta corregida.
3. Ejecutar con la opción de validación
En primera instancia, marcar Solo Documentos con Diferencia = Sí para detectar cuántos documentos efectivamente cambian con la nueva configuración. Esto evita reprocesar asientos que ya estaban correctos.
4. Procesar definitivamente
Tras validar el alcance, ejecutar el proceso con los filtros confirmados. El sistema regenera los asientos de los documentos seleccionados aplicando la configuración contable vigente.
5. Verificar el resultado
Abrir el Balance de Prueba Navegable (o el Informe Financiero) y revisar las cuentas afectadas. El saldo debe reflejar la corrección esperada. Para diagnósticos puntuales, expandir la cuenta y navegar a los asientos para confirmar que ahora usan la cuenta correcta.
6. Iterar si corresponde
Si quedan diferencias adicionales, identificar la causa, ajustar la configuración correspondiente y volver a ejecutar el proceso. La recontabilización se puede ejecutar tantas veces como sea necesario en un período abierto.
Ejemplo de uso
Durante el cierre mensual se detecta que la cuenta Otros Gastos tiene un saldo de varios millones inesperado, mientras que la cuenta del cargo correspondiente quedó vacía:
- Investigar la causa: los pagos del mes con un cargo bancario habían usado la cuenta antigua del cargo. La cuenta del cargo se corrigió a mediados del mes, pero los documentos previos no se recontabilizaron.
- Abrir Recontabilizar Documentos y configurar:
- Tipo de Documento: Pago/Cobro.
- Fecha Contable Desde / Hasta: el mes a corregir.
- Cuenta Contable: la cuenta antigua (Otros Gastos) para acotar a los documentos que tocan esa cuenta.
- Ejecutar primero con Solo Documentos con Diferencia = Sí para validar cuántos documentos cambian. El sistema reporta, por ejemplo, 12 documentos.
- Ejecutar definitivamente. El sistema regenera los 12 asientos aplicando la cuenta nueva del cargo.
- Abrir el Balance de Prueba Navegable y verificar que la cuenta Otros Gastos ahora muestra el saldo correcto y la cuenta del cargo recibió el monto que correspondía.
- Si surgen otras diferencias, repetir el procedimiento para los nuevos casos identificados.
Consideraciones importantes
- El proceso solo aplica a documentos en estado Completo o Cerrado. Documentos en borrador o anulados no se ven afectados.
- Las reglas contables actuales son las que se aplican: si la configuración del socio de negocio o del cargo se modifica entre la primera contabilización y la recontabilización, el asiento nuevo reflejará la última configuración.
- La recontabilización invalida el asiento anterior y genera uno nuevo con el mismo número de documento. La trazabilidad queda en la bitácora de hechos contables y en la fecha de generación.
- Un período cerrado no admite recontabilización. Si el período se cerró antes de la corrección, debe abrirse temporalmente o registrar la corrección como asiento de ajuste en el período abierto.
- Para diagnosticar diferencias antes de procesar, comparar los saldos del Balance de Prueba Navegable con los del Informe Financiero: cualquier diferencia sugiere documentos que requieren recontabilización.
- Las diferencias de cambio realizadas y no realizadas se generan a través de procesos específicos (no mediante recontabilización masiva); usar Generar Ganancia/Pérdida No Realizada para los ajustes de revalorización.
- El proceso puede ser costoso en períodos con muchos documentos (miles de movimientos). Acotarlo siempre con filtros relevantes y evitar ejecutarlo sin filtros.
- Después de cambios de configuración importantes (cuentas de cliente/proveedor, categoría de producto, esquema contable), recontabilizar es una práctica habitual durante el cierre y no representa anomalía contable.
- Si la organización trabaja con contabilidad por cola habilitada, los nuevos asientos se procesan vía cola; verificar el procesador antes de validar el resultado del balance.