Facturas por Lote
El proceso Facturas por Lote permite ejecutar el circuito de facturación a clientes de forma ágil y eficiente, centralizando las distintas etapas del proceso en una única ventana.
La interfaz es similar a la antigua ventana de Bandeja CFE, pero con algunas diferencias y mejoras importantes.
1. Preparación del lote
- Crear el encabezado del lote
Tipo de transacción: Venta
Fecha de generación de las facturas
- Se ejecuta el botón Crear desde "Informe de Gastos
Elegir la fecha de la cuota a facturar.
Seleccionar el socio del negocio a facturar.
En la ventana emergente debe seleccionarse si seràn conceptos "recurrentes" o "no recurrentes" con la opciòn de Auto-Servicio.
El sistema trae automáticamente las cuotas en estado “Completo” que correspondan.
Visualización de cuotas
Cada cuota se transforma en una línea del lote.
Las líneas se completan con las referencias correspondientes:
Informe de gasto
Línea del Contrato
Actividad asociada
Precios y descuentos
Se muestra el precio final, con el descuento ya aplicado.
Esto puede consultarse directamente desde la línea del contrato.
2. Generación de facturas
- Se ejecuta el botón Generar Facturas.
En este caso se crean en estado “Preparar” para generar un borrador.
El sistema no actualiza automáticamente los indicadores, por lo tanto se debe correr un proceso manual para refrescar los datos de cantidades y totales.
Resumen del proceso
Se visualizan:
Cantidad de líneas generadas
Cuántas ya fueron facturadas
Cantidad de facturas totales
Facturas sin procesar
Las líneas se agrupan por:
Responsable de pago
Socio del negocio
3. Visualización de facturas electrónicas
El sistema genera automáticamente un e-Ticket si el socio tiene una cédula registrada.
Si tuviera RUT, se genera una e-Factura.
Desde la línea de factura, se puede visualizar:
Estado: Borrador
Datos del cliente
Precio, descuentos, referencias a contrato, informe de gasto y actividad 💬
4. Procesamiento y finalización
Verificación y procesamiento
Una vez verificados los datos, se procede a completar las facturas.
El sistema genera la factura con su respectivo número de CFE (Comprobante Fiscal Electrónico).
Visualización e impresión
Se puede imprimir la factura desde la opción “Imprimir Comprobante”.
También es posible consultar el comprobante en:
Bitácora de documentos electrónicos
Información electrónica del documento
URL de acceso al comprobante
Nota
Este proceso puede realizarse masivamente para múltiples cuotas y socios de negocio.
En este ejemplo se usó un solo cliente para simplificar, pero en producción funcionará con todos los datos reales del entorno.
Facturación en Lote – Gestión de Errores durante el Proceso
Objetivo
Explicar el comportamiento del sistema cuando se genera un error al procesar un lote de facturas. El objetivo es que el usuario comprenda cómo se tratan las facturas exitosas y aquellas que presentan errores.
¿Como realiza el procesamiento de facturas en lote?
Cuando se genera un error en una de las facturas al procesar un lote, el sistema no revierte el proceso completo. Es decir:
Las facturas que sí se pudieron procesar correctamente quedarán guardadas y completadas.
Las facturas que presentan errores quedarán guardadas pero sin procesar.
Esto permite no perder el trabajo ya realizado sobre el resto de los documentos.
Ejemplo paso a paso
- Preparación del lote
Se crea un lote de facturas con dos líneas, cada una correspondiente a un diseño diferente.
A cada línea se le asigna un cargo, uno de los cuales está configurado incorrectamente (provocará un error).
Generación de facturas
Se ejecuta la acción "Generar Facturas" desde el lote.
Una de las facturas genera un error, mientras que la otra se procesa con éxito.
Resultado del procesamiento
La factura procesada aparece en estado "Completo".
La factura con error permanece en estado "Diseñada" o guardada sin procesar (ni siquiera llega a estar "Preparada").
Comportamiento esperado
Las facturas procesadas no se revierten, incluso si otra falla durante el proceso.
Las facturas con error pueden corregirse y reintentarse de manera individual.
Consideraciones importantes
Este comportamiento permite ahorrar tiempo al no tener que rehacer todo el lote.
Es útil en procesos masivos, ya que preserva el estado de avance de cada documento de forma independiente.
Se recomienda revisar el estado de cada factura después del proceso para actuar sobre aquellas que requieran corrección.