Asignación de Pagos
Descripción
El formulario Asignación de Pagos permite vincular de forma manual pagos o cobros registrados en el sistema con documentos por pagar o por cobrar pendientes de cancelación. Es la herramienta habitual para cerrar el ciclo financiero entre el pago/cobro y la factura correspondiente cuando esa asignación no se resolvió automáticamente en el flujo del documento (por ejemplo, cuando el pago entró sin referencia a factura o cuando un proveedor envía varios pagos contra una misma factura).
El formulario ofrece dos paneles: arriba, los pagos/cobros sin asignar del socio de negocio seleccionado; abajo, las facturas con saldo abierto. El usuario marca en qué orden asigna cada documento, y el sistema calcula las diferencias, genera la asignación al confirmar y permite absorber diferencias menores contra un cargo contable (por redondeo, gasto bancario, intereses, etc.).
¿Cuándo se utiliza?
Se utiliza cuando la organización necesita:
- Aplicar un cobro recibido a una o varias facturas pendientes de un cliente.
- Aplicar un pago emitido a una o varias facturas pendientes de un proveedor.
- Cancelar parcialmente una factura con un pago/cobro cuyo monto no coincide exactamente.
- Aplicar varios pagos a una misma factura o un mismo pago a varias facturas.
- Resolver diferencias menores entre pago y factura (gastos bancarios, redondeos, intereses) enviándolas a un cargo configurado.
- Generar asignaciones multimoneda con tipo de conversión spot o negociado entre las partes.
Acceso
Menú: Gestión de Saldos Pendientes → Asignación → Asignación de Pagos
Desde el formulario se puede navegar a la ventana Consulta de Asignación para revisar la asignación generada o anularla si se creó por error.
Pantallas del formulario
Pantalla 1 — Definición de la búsqueda
Parámetros iniciales para acotar los documentos que se mostrarán:
Socio del Negocio Cliente o proveedor cuyos pagos/cobros y facturas se desean asignar.
Organización Organización dentro del cliente en la que se realiza la asignación.
Moneda Moneda de trabajo para la asignación.
Fecha Hasta qué fecha se consideran documentos (saldos abiertos a esa fecha).
Asignación Multimoneda Indicador que habilita la asignación entre documentos en monedas diferentes, con conversión al tipo indicado.
Tipo de ConversiónSpot (tasa de cambio vigente) o una tasa negociada (acordada con la contraparte para cancelar un conjunto específico de documentos).
Cuentas por Pagar Incluye los documentos por pagar del socio.
Cuentas por Cobrar Incluye los documentos por cobrar del socio. Pueden activarse ambos indicadores simultáneamente cuando se desea asignar factura de cliente contra factura de proveedor del mismo socio.
Pantalla 2 — Panel de asignación
Se abre al continuar desde la pantalla 1. Muestra dos paneles:
Panel superior: Pagos y Cobros sin Asignar Lista los pagos y cobros del socio seleccionado con su total convertido a la moneda de trabajo y el saldo abierto actual. A medida que se asignan pagos a facturas, el saldo abierto va disminuyendo.
Panel inferior: Facturas con Saldo Abierto Lista las facturas del socio con el total convertido y el saldo abierto. Cada selección reduce el saldo abierto de la factura elegida.
Ambos paneles pueden colapsarse individualmente para trabajar con mayor comodidad cuando hay muchos documentos.
Controles de la pantalla de asignación
Check de selección Marca un documento para incluirlo en la asignación. El sistema toma automáticamente el total abierto del documento como importe a asignar; ese valor puede editarse manualmente.
Total a Asignar Importe acumulado seleccionado en el panel actualmente "activo" (pagos o facturas).
Diferencia Diferencia entre lo seleccionado en el panel superior y lo seleccionado en el inferior. Cuando es cero, la asignación está lista para confirmarse.
Enviar Diferencia a Cargo Opción para absorber una diferencia residual contra un cargo configurado (por ejemplo, Gastos Bancarios, Redondeo, Intereses).
OK / Confirmar Genera la asignación entre los documentos seleccionados y cancela el saldo correspondiente.
Acciones disponibles
Siguiente Desde la pantalla 1, abre el panel de asignación con los documentos filtrados.
Confirmar Asignación Crea la asignación manual entre los documentos seleccionados. El sistema informa el número del documento de asignación generado.
Enviar Diferencia a Cargo Envía el saldo residual a un cargo contable configurado para cerrar la asignación cuando los importes no cuadran exactamente.
Anular Asignación Desde la ventana Consulta de Asignación, revertir una asignación generada por error. Los documentos vuelven a aparecer en el formulario con su saldo abierto previo.
Flujo del proceso
1. Abrir el formulario y filtrar
Ingresar a Asignación de Pagos y completar la pantalla 1 con socio de negocio, organización, moneda, fecha y los indicadores de Cuentas por Pagar y/o Cuentas por Cobrar según el caso.
2. Revisar los documentos listados
En la pantalla 2, revisar el panel superior (pagos/cobros sin asignar) y el inferior (facturas con saldo abierto). Confirmar que aparecen los documentos esperados para el socio.
3. Seleccionar primero el importe menor
Para asignaciones parciales, seleccionar primero el documento con menor saldo abierto. El sistema toma ese importe como total a asignar y, al seleccionar luego el documento con mayor saldo, aplica únicamente la diferencia disponible sin superar el total disponible para asignar.
4. Confirmar la asignación
Al tener diferencia cero (lo seleccionado arriba coincide con lo seleccionado abajo), pulsar OK para generar la asignación. El sistema crea el documento de asignación con los montos correspondientes y cierra los saldos de ambos documentos.
5. Resolver diferencias con cargo
Si al asignar queda una diferencia menor (por redondeo, gastos bancarios, intereses), activar Enviar Diferencia a Cargo y seleccionar el cargo configurado. El sistema cierra ambos documentos y registra la diferencia contra el cargo.
6. Asignar múltiples documentos
Para una asignación múltiple, seleccionar varios pagos y/o varias facturas. El sistema suma los importes y genera una asignación única que vincula todos los documentos marcados.
7. Validar o anular
Desde Consulta de Asignación, buscar el documento generado y verificar el detalle (qué pagos cancelaron qué facturas). Si la asignación es incorrecta, anularla para que los documentos vuelvan a estar disponibles.
Ejemplo de uso
Un proveedor recibe dos pagos parciales que cancelan una factura mayor:
- Abrir Asignación de Pagos y filtrar por el proveedor.
- Marcar Cuentas por Pagar para ver los documentos por pagar.
- En el panel superior, aparecen dos pagos de 13.066 cada uno. En el panel inferior, una factura de 26.132.
- Seleccionar primero los dos pagos (suma 26.132). El total a asignar muestra 26.132.
- Seleccionar la factura de 26.132. El sistema toma exactamente ese monto y la diferencia queda en cero.
- Pulsar OK. El sistema genera la asignación que cancela ambos pagos contra la factura.
Variante con diferencia contra cargo:
- Factura de 13.420 y pago de 13.066 (diferencia 354 por gastos bancarios).
- Seleccionar el pago primero, luego la factura. Queda una diferencia de 354.
- Activar Enviar Diferencia a Cargo y seleccionar el cargo Gastos Bancarios.
- Confirmar. El sistema genera la asignación cancelando ambos documentos y registrando 354 contra el cargo.
Consideraciones importantes
- El orden de selección importa: para asignaciones parciales, seleccionar primero el documento con menor saldo abierto evita que el sistema tome el total del documento mayor y deje una diferencia que no cierra.
- Al marcar un documento, el sistema toma por defecto su total abierto como importe a asignar. Se puede editar manualmente ese valor cuando se quiere hacer una asignación de un importe específico menor.
- Cuando la diferencia no puede cerrarse seleccionando documentos, usar Enviar Diferencia a Cargo con un cargo configurado (gastos bancarios, redondeo, intereses, descuentos) para no dejar saldos residuales abiertos.
- La asignación multimoneda permite usar tipo de conversión spot o una tasa negociada. Esta última se usa cuando la empresa y la contraparte acuerdan una tasa específica para cancelar un conjunto de facturas (por ejemplo, cancelar dos meses de facturas a una tasa convenida).
- Activar simultáneamente Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar permite asignar factura de cliente contra factura de proveedor cuando el mismo socio opera en ambos roles.
- Una asignación puede incluir múltiples pagos y múltiples facturas; el sistema genera un único documento de asignación con todas las líneas.
- Para anular una asignación, usar Consulta de Asignación y buscar el documento generado. Al anularlo, los documentos originales vuelven al saldo abierto previo y reaparecen en el formulario.
- La asignación generada desde el formulario queda marcada como manual en la descripción del usuario, lo que facilita distinguirla de las asignaciones automáticas del sistema.
- El panel colapsable es útil cuando hay muchos documentos: plegar el panel que no se está modificando ayuda a ver con claridad el otro panel.